This year's main theme:

PMO as the Transformation Enabler

 
 
 

AGENDA

I DAY - 08.04.2019

 

8:30 - 9:00 REGISTRATION
9:00 - 9:15

Maciej Bodych - Opening

9:15 - 10:15

Keynote

Morten Sorensen  
Let your PMO drive critical value through Portfolio Intake Analysis and Governance 

Morten Sorensen
Let your PMO drive critical value through Portfolio Intake Analysis and Governance

We will discuss how your Portfolio Management Office can drive significant organizational value by managing strategic Project Portfolio Management Intake and related Governance. We will review effective alignment methods and example process tools in addition to critical levers for related process improvement initiatives. Achieving alignment between organizational strategy and your project portfolio is paramount to be able to deliver consistently on critical business goals.

Presentation Outline 
1. Introduction 
2. Strategy Implementation, Portfolio Management Overview Strategy implementation overview, Benefits and Value, Purpose/benefits, high-level processes, critical factors, management levers. Opportunities for PMOs. 
3. Portfolio Intake and Alignment Management Methods Key processes, scoring, criteria, optimization/balance, measure organization sentiment 
4. Example Portfolio Analysis, Constraints and Alignment Reporting Review of example Portfolio and related Capital, Alignment, Risk, ROI, Business Value, review useful  charts. Example Portfolio Capacity constraints, including for Adoption. 
5. Example Process Improvements, Next Steps Key levers for Portfolio Management process improvement initiatives, Success factors, possible approaches. 
6. Q&A, References

10:15 - 10:45

Marcin Kleina

Marcin Kleina
Role of project portfolio management in business strategy execution. Case of Wolters Kluwer Poland PPM and PMO evolution at the time of business transformation

During the presentation, we will discuss how effectively does project portfolio management support strategy management at our organization. At Wolters Kluwer Polska, we faced many challenges to achieve efficiency in this area. During the business transformation, we managed to develop a model that enables us to handle these challenges and supports strategy management. The changes were related not only with the methodology but also with the implementation of appropriate tools.

Role of project portfolio management in business strategy execution. Case of Wolters Kluwer Poland PPM and PMO evolution at the time of business transformation.  

10:45 - 11:00 COFFEE BREAK 
11:00 - 12:00

Speaker

Mustafa Hafizoğlu 
The Rise and The Collapse of My PPMO

Mustafa Hafizoğlu
The Rise and The Collapse of My PPMO

PPMO (Project Portfolio Management Office) in SDT was established in 2013 and closed in 2017. The value it created was incredible such that it was presented on May 11, 2016 at PMI EMEA Global Congress, Barcelona. Moreover the benefits it created were just published in a recent podcast named Lessons Learned—The Value of Knowledge Transfer in PMI\'s Projectified Podcats (https://www.pmi.org/learning/training-development/projectified-podcast). My presentation will be all about the history of my PMO, from its success to its failure. The reasons, the culture, the results, and the lessons learned will be shared with the attendees. Namely, a unique sharing of experience.

Takeaways:

  • How to establish a PMO and create value, 
  • How to make a PMO a sustainable one (The threats and opportunities),  
  • How to close a PMO so that the benefits created can continue to survive in the organization,
  • Why to establish a PMO.

Speaker

 Remigiusz Kinas
Lean PMO i zarządzanie zasobami w NEUCA S.A.

Remigiusz Kinas
Lean PMO i zarządzanie zasobami w NEUCA S.A.

W NEUCA jako PMO wspieramy naszych Klientów wewnętrznych w realizacji wskaźników strategicznych przez efektywne wprowadzanie zmian w organizacji. Praktycznie codziennie zastanawiamy się jak zwiększyć efektywność, terminowość realizacji oraz szybkość wdrożeń. Dlatego kluczowymi elementami działań PMO w ostatnich latach było wdrożenie elementów Lean Management oraz Zarządzania Zasobami w Portfelu Projektów.

Sesja będzie dawką praktycznej wiedzy, naukami oraz inspiracjami zebranymi podczas drogi wdrażania Lean Management w NEUCA. W tej części odpowiem na pytania:

- Czym jest Lean Management w usługach?
- Dlaczego koncentracja na problemach jest źródłem do sukcesu?
- Kto z jakim problemem powinien się zmierzyć?
- Jak poprawiać komunikację o projektach i portfelu?
- Jak angażować pracowników do usprawniania organizacji?
- Jak wdrażać zarządzanie wizualne? Na czym się skoncentrować?
- Jak wygląda system odpraw dziennych (na procesie projektowym) w NEUCA?
- A co powiesz o marnotrawstwach?

Ponadto przykłady tablic KPI, kanban, wizualizacja zależności między projektami, pytania, które każdy lider PMO powinien codziennie zadawać, punkty koncentracji, czyli co jest ważne a co możemy pozostawić i spać spokojnie.

Drugą część sesji poświęcimy na błyskawiczne ale równie praktyczne podejście do zarządzania zasobami w portfelu projektów. Zmierzymy się z pytaniami:

- Jaki model zarządzania zasobami ludzkimi wybrać dla organizacji?
- Jakie procesy portfelowe oraz projektowe wdrożyć?
- Jak modelować zasoby oraz rozwiązywać konflikty?
- Jak efektywnie przeprowadzić zmianę by uzyskać transparentność alokacji ?
- Które zasoby monitorować i kontrolować?
- Jakie narzędzia wybrać do obsługi procesów - specjalizowany PPM a może wystarczy arkusz kalkulacyjny?

Prezentacja będzie bogato ilustrowana przykładami z wdrożonego w NEUCA procesu. Jeśli więc zastanawiasz się od czego zacząć, jak wdrożyć zarządzanie zasobami ta prezentacja na pewno jest dla Ciebie.



12:00 - 12:45

Round Table

How To Lead Organizational Change From Different Perspectives 


Moderator: Devrim Aksu

Devrim Aksu
How To Lead Organizational Change From Different Perspectives 

To manage organizational Change requires teamwork. HR, Marketing, Finance, Project Managers and etc. We will make a workshop and simulate the leading change from different perspectives with the Lego Serious Play Methodology.

Round Table  

Dlaczego strategiczne transformacje się nie udają?

 

 

Moderator: Piotr Ogonowski

Piotr Ogonowski
Dlaczego strategiczne transformacje się nie udają? 

Na przykładach kilku projektów transformacyjnych przeanalizujemy główne źródła sukcesu i porażek takich projektów. Omówimy rolę czynnika ludzkiego oraz typowe scenariusze będące przyczyną niepowodzeń.

12:45 - 13:30 LUNCH 
13:30 - 14:30

Round Table 

Delivering Business Value Kanban Way

 

Moderator: Jerzy Stawicki 

Jerzy Stawicki
Delivering Business Value Kanban Way

VUCA world brings new business challenges, making achieving business value with projects and portfolios increasingly difficult.

An effective and innovative method of coping with these challenges can be achieving a business agility in the ecosystem of strategy, portfolios, projects (SPP) with the Kanban Way.

During round table session the participants will:
1.      Identify - working in the round table groups - the business challenges in the SPP ecosystem
2.      Get to know the practices of Kanban (as presented by the session facilitator)
3.      Discuss and develop – working in the round table groups - the ideas from Kanban practices, addressing the identified business challenges.

In the end we will summarize the findings and outline the following steps on the Kanban Way towards delivering business value with agility of portfolios and projects.

 

Speakers

Maciej Madziński & Oskar Kurlanc 

Maciej Madziński & Oskar Kurlanc
Jak wdrożyć PMO z maksymalnym zaangażowaniem pracowników? Case Akademii Leona Koźmińskiego

W trakcie prezentacji pokażemy, jak wdrażaliśmy Biuro Projektów w Akademii Leona Koźmińskiego będącej najlepszą niepubliczną szkołą wyższą o szerokim profilu biznesowym w Polsce. Opowiemy, o tym jak wdrożyć biuro projektów w organizacji i z jakimi wyzwaniami mierzyć się na różnych etapach tego wdrożenia. Pokażemy, jak wspieramy realizację strategii Uczelni. Podzielimy się tym jak udało nam się zrealizować i utrzymać działające z sukcesami biuro projektów przy maksymalnym zaangażowaniu pracowników Uczelni. Opowiemy o planach na przyszłość i o tym dlaczego uważamy, że znaczenie Biur Projektów będzie rosło.

Jak wdrożyć PMO z maksymalnym zaangażowaniem pracowników?
Case Akademii Leona Koźmińskiego 

14:30 - 15:15

Speaker

Tomasz Pabich 

Tomasz Pabich
How to set up PMO for any business project 

Effective project scheduling is a challenge for any project manager and organization. Continuous changes in terms of agenda and within project’s team, make it impossible to realize undertaking without a design environment in present time. During the Portfolio Experience conference, solutions incorporated into JIRA, which support the organization of projects, will be presented. Participants will obtain an opportunity to get informed about the recommendation to adapt a design environment to specific needs and requirements. Examples of previously accomplished implementations for various organizations and projects will be presented, including also those that are useful not only in the IT industry, but in any  business venture.

How to set up PMO for any business project

 

Speakers

Joanna Gulbierz & Robert Kański 

Joanna Gulbierz & Robert Kański
Czy przyszła pora na Change Management Office w Transformacji? - jak osiągnąć biznesowe rezultaty dzięki współpracy CMO&PMO na przykładzie EFL S.A.

Wystąpienie jest oparte o doświadczenia Transformacji Grupy EFL. Podczas wystąpienia poruszone zostaną następujące zagadnienia: 

a.    powody wdrożenia Zarządzania Zmianą w Grupie EFL i wartość biznesowa Zarządzania Zmianą,
b.    czym się zajmuje Change Management Office, jaką wartość dostarcza w Transformacji?
c.    w jaki sposób układa się współpraca PMO i CMO? – oczami PMO i oczami CMO
d.    rola Change Managera, współpraca pomiędzy Change i Project Managerami,
e.    jak skutecznie wdrażać CMO w organizacji na styku z PMO? – doświadczenia i wnioski na przyszłość.

Czy przyszła pora na Change Management Office w Transformacji?
jak osiągnąć biznesowe rezultaty dzięki współpracy CMO&PMO na przykładzie EFL S.A.

15:15 - 15:30 COFFEE BREAK 
15:30 - 15:45

PMO AWARD Ceremony

Results of PMO Award competition

Presentation of winners 

15:45 - 16:45

Keynote

 Peter Taylor

Business Collaboration: Driving a new way of working through the PMO

Peter Taylor 
Business Collaboration: Driving a new way of working through the PMO

A project is a temporary endeavour where people come together to work towards a common goal and purpose; it is therefore a temporary endeavour that must rely on a social system of communication and collaboration in order to succeed

Social project management is a non-traditional way of organising projects and managing project performance and progress aimed at delivering, at the enterprise level, a common goal for the business but harnessing the performance advantages of a collaborative community

How can the PMO both lead and encourage a move away from traditional centralised control of projects, overcome the challenges in such a paradigm shift, and instead promote the value of open team collaboration for greater business advantage?

16:45 - 17:00 CLOSING AND LOTTERY 

 

 

II DAY - 09.04.2019

 

8:30 - 9:00 REGISTRATION
9:00 - 17:00

 

WORKSHOP

Strategies for Project Sponsorship 

by Peter Taylor

Strategies for Project Sponsorship
by Peter Taylor

It has been said that 'A project is one small step for the project sponsor, one giant leap for the project manager' - but wouldn't we all be that much happier if that 'giant leap' was supported by a really professional project sponsor?

Based on the research from the new book ‘Strategies for Project Sponsorship’ (Management Concepts Press) one of the books authors, Peter Taylor, will lead this workshop to explore the current challenges of project sponsorship maturity and will deliver some techniques for creating an effective partnership with today’s project sponsors, as well as looking to the future on what could be.

The course will follow the theme of understanding and deploying certain strategies for delivering effective sponsorship within your organisation.

The workshop can be focused on project managers wanting to learn to be more effective with the sponsors they work with, or for project sponsors wanting to improve their skills. Who should attend?
• Project Managers 
• Project Sponsors 
• PMO staff

Regardless of your experience with project sponsorship in the past this workshop will allow you tounderstand more from all perspectives.

Benefits:
You will learn more about understanding the project sponsors you work with, or indeed what type of sponsor you are, and how to develop an effective working partnership between project manager and project sponsor.

• Better understand what role a sponsor should play and what good sponsorship looks like 
• Learn how to understand the project sponsor that you have and how to work effectively with them
• Be aware of the role that you should play in developing executive sponsorship inside your organisation 
• Recognise at a personal level what is needed to make the transition to project sponsor


PARTNERS
designed by: